CONTEÚDO NEXIALISTAS

Gestão do tempo: a gente ensina você a ganhar algumas horas do dia e ser mais eficiente

postado em: 22/02/2018

GESTÃO DO TEMPO: A GENTE ENSINA VOCÊ A GANHAR ALGUMAS HORAS DO DIA E SER MAIS EFICIENTE

O que é, o que é? Não pode ser tocado, nem visto, mas está presente no nosso dia a dia. Falamos sobre a falta dele toda hora.  É o que todos precisam e o que menos se tem. Matou a charada? É o tempo! A gente brinca, mas o problema é serio. Porém, tem solução! Fazer seu dia render mais, conseguir fazer caber todas as suas atividades e não deixar nada escapar é uma questão de fazer uma boa gestão do tempo.

Quem nunca, no final de um dia de trabalho, se deu conta que não fez tudo que tinha programado para fazer no começo do expediente?

É muito comum ouvir as pessoas dizendo que querem ou precisam fazer mais, tá todo mundo se vendo em uma crise existencial: ninguém tem tempo, especialmente um tempo de valor, porque não dá para negar que as 24 horas do dia continuam as mesmas. Mas o que mudou, se cada hora continua tendo 60 minutos?

E de quem é a culpa? É triste, mas é a realidade. A culpa é da gente mesmo, que não tem uma boa organização pessoal ou gestão do tempo. As facilidades da vida moderna, que deveriam nos ajudar a ganhar tempo, também acabam sendo grandes vilãs do mau uso deste bem precioso! Quem nunca se pegou “perdido” em um gadget, sem saber como foi “pescado” pela rede para um assunto que não era seu objetivo de pesquisa? E as redes sociais? Como roubam minutos preciosos que no final do dia fazem falta…

Para fugir destas armadilhas, é preciso levar a sério a gestão de tempo e aprender a aproveitar os benefícios da tecnologia sem cair nas suas ciladas devoradoras de tempo.

Gestão do tempo: foco e disciplina são essenciais

Importante aqui é abrir um parêntese para definir gestão do tempo: é o processo de organizar e planejar como as suas tarefas devem ser divididas em uma rotina.

Mas nesta rotina, além da indefectível tecnologia, também é preciso tomar cuidado com as interrupções inesperadas de colegas de trabalho, visitas de clientes e fornecedores, reuniões sem objetividade, os assuntos que tomam a sua mente porque estão pendentes e muitas outras formas de perda de tempo, que vão acabar se traduzindo em uma falível organização do trabalho e gestão do tempo.

O primeiro aspecto a ser analisado nesta questão da gestão do tempo no trabalho ou em qualquer outro aspecto da vida é se você sabe qual é a sua capacidade de realização em relação ao tempo do relógio. É ter autoconhecimento.

Em quanto tempo você realiza uma determinada tarefa? Quanto tempo precisa para entregar um relatório ou uma planilha? Se você não souber estas respostas, de nada adianta prometer uma entrega. Vai ser um chute! Você não sabe se vai conseguir produzir o prometido e, pior, irá se frustrar.

Todas as equipes de alta performance sabem exatamente qual a sua capacidade de realizar e prometem prazos possíveis e, às vezes, até conseguem cumprir os considerados impossíveis. Mas justamente porque têm autoconhecimento sobre como lidam com o tempo.

Mas não se desespere! É possível desenvolver esta competência. Um programa de treinamento e desenvolvimento pode ajudar a pessoa a melhorar neste aspecto.

Gestão do tempo a gente ensina você a ganhar algumas horas do dia e ser mais eficiente

Modo multitarefa

O modo multitarefa é acionado naqueles dias em que o fluxo de trabalho é muito grande – quase todos, para muita gente. Com o multitarefa no on, muitos assuntos são resolvidos ao mesmo tempo. Fala ao telefone, responde e-mail, atende clientes, revisa um material, tudo ao mesmo tempo agora! E muita gente pensa: esse profissional faz mil coisas ao mesmo tempo. Este é eficiente. Mas será mesmo que é produtivo trabalhar resolvendo várias coisas paralelamente? Revela uma boa gestão do tempo?

Aqui vale alertar que o modo multitarefa não costuma combinar com produtividade. Segundo estudos de 2017 do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres, quem opera resolvendo vários assuntos ao mesmo tempo pode ter sua produtividade reduzida em até 40%.

O modo multitarefa também pode produzir perda momentânea de até 10 pontos no QI, quando a pessoa tenta falar ao telefone, vê e-mails ou Whats App e ainda responde a questionamentos presenciais, segundo estudos realizados com 1.100 funcionários da empresa de informática Hewllet Packard.

Esse resultado foi reforçado com outro estudo produzido pelo psicólogo Anthony Wagner da Universidade de Stanford (EUA), com jovens classificados como MM (Media Multiasking) ou Uso Multitarefa de Mídias. Esses jovens manifestaram deficiências cognitivas para as mais simples tarefas se comparados com os usuários leves das mídias. Então, apesar de ser um conceito anterior a essa era virtual, o modo monotarefa tende a ser mais produtivo, porque os indivíduos focam mais no que estão fazendo e produzem resultados melhor acabados.

Gestão do tempo e produtividade:  trace suas metas

Há ladrões que não se castigam, mas que nos roubam o mais preciso: o tempo”, o imperador francês Napoleão Bonaparte, muito antes dessa área virtual de demandas plurais e urgentes, proferiu essa que é uma das mais famosas frases sobre gestão do tempo.

E para que ninguém roube o seu precioso tempo, sejam as interrupções presenciais ou os devoradores de tempo virtuais, é preciso se definir, saber exatamente qual é o seu desejo a respeito da gestão de tempo e traçar suas metas em relação a ela.

Quer terminar o dia completando todo um pacote de tarefas? Então entenda o que é preciso fazer: é dizer não àquele colega que te pede um minutinho de atenção que se transforma em uma hora? É definir em que momento vai atender esse colega? É ter mais objetividade nas reuniões? É sair das redes sociais? É parar de olhar o Whats App e E-mails?

Ao definir isso muito bem, você vai transformar esse desejo em uma meta a ser alcançada,  aprendendo a ter rotina com seu trabalho, ter seus rituais de realização e uma agenda com blocos de tarefas em períodos definidos.

Defina deadlines para realizar suas tarefas e concentre nas atitudes necessárias para atingir. Lembre-se que o foco sempre pode trazer mais produtividade.

Com essas atitudes você pode ganhar organização do trabalho e gestão do tempo de modo eficiente.

Técnicas de gestão do tempo: aprenda algumas delas

Muitas vezes, para melhorar essa performance, os colaboradores precisam de  cursos de gestão do tempo. Em muitos deles, algumas técnicas são descritas para melhor uso das horas do dia. Conheça algumas:

  • Aprenda a fazer uma boa gestão dos seus e-mails: crie caixas de forma organizada, não fique seguidamente checando a chegada de mensagens, estabeleça apenas alguns horários para olhar a sua caixa de entrada.
  • Regre o uso das redes sociais ou ferramentas como o Whats App, saia de grupos de conversas que só sobrecarregam a sua vida e não trazem resultados práticos. Porque o uso destes recursos eletrônicos pode se tornar vício que prejudica muito a gestão do tempo.
  • Procure uma maneira de não dar atenção a assuntos que ficam vindo à sua mente, fazendo que você não tenha foco, porque ficam lembrando coisas que ainda precisa fazer  e dispersam a sua mente. Então esteja onde está, sem pensar no momento seguinte. Tenha foco total no que está fazendo.

via GIPHY

  • Evite a procrastinação, se tiver algo a fazer, não perca tempo, faça e tire mais um item da sua lista de tarefas.
  • Para melhorar a sua gestão do tempo e produtividade use uma planilha de gestão de tempo, com ferramentas e aplicativos para organizar suas tarefas, como o Evernote.
  • Estabeleça o que é urgente, o que é importante e o que não é urgente. O ideal é não ficar apagando incêndios naquilo que é urgente. Com uma rotina organizada, você deve trabalhar sempre no que não é urgente, mas é importante. É preciso priorizar, planejar e organizar.
  • Tenha uma agenda com blocos de tarefas, diversifique para que o seu cérebro responda melhor. O corpo e o cérebro respondem melhor com uma atividade física, seguida de uma atividade intelectual e de uma atividade afetiva. Atividades repetitivas fazem o cérebro desligar automaticamente, e é neste ponto que ocorre a dispersão.
  • Faça pausas para dar uma espécie de respiro ao cérebro. É como se fosse uma renovação para continuar operando em total capacidade. Muitos chamam isso de ócio criativo.
  • Delegue tarefas e saiba que é preciso definir os momentos para as estratégias de médio e longo prazo.
  • Outra atitude que melhora muito a gestão do tempo é começar cedo o dia. A maioria dos empresários bem sucedidos fazem isso. Isso melhora até mesmo a perda de tempo no trânsito, que é enlouquecido nas principais cidades nas horas de rush. Saia mais cedo e trafegue mais livremente ou chegue antes dos outros e tenha mais tempo para pensar em novas estratégias sem a interrupção dos telefonemas. Acredite, essa atitude abre mil possibilidades.

E por fim, saiba que quem determina o seu tempo é você. As horas do dia, dos meses e dos anos, são as mesmas para todos. É você que decide no que vai investir ou com o quê vai perder seu tempo.


VAMOS TOMAR UM CAFÉ?

NEXIALIZE-SE

Q