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O que é Change Management e 5 erros que as empresas cometem

postado em: 09/05/2017

Funcionários trabalham no Change Management da empresa

 

O que é Change Management e 5 erros que as empresas cometem

“Mude, mas comece devagar, porque a direção é mais importante que a velocidade”.

Ao escrever esse poema, Edson Marques não pensava em empresas ou negócios, queria apenas provocar a reflexão sobre o quão somos apegados aos nossos hábitos.

No entanto, esse pensamento se aplica bem as corporações que precisam alterar processos, sistemas, estratégias de aprendizagem ou mesmo sua cultura para adaptarem-se às mudanças de mercado.

As organizações, assim como os colaboradores, são apegadas à sua rotina. Têm dificuldades em promover mudanças e quando se decidem por esse projeto, pecam pela pressa por resultados ou por esquecer um dos principais elementos dessa equação: as pessoas.

De acordo com um artigo publicado pela Deloitte, pesquisas mostram que 70% das iniciativas relacionadas a mudanças falham antes de chegar ao resultado pretendido.

Em muitas delas acontece o que é chamado de “fadiga de mudança”. Uma apatia, resignação passiva da equipe, que não se engaja no processo organizacional. Se seus funcionários não se envolvem, como conseguir realizar as alterações necessárias?

É nessa hora que entra em cena o Change Management.

 

Mas afinal, o que é Change Management?

Mudanças são inevitáveis para grandes ou pequenas empresas. Não é preciso esperar por fusões ou aquisições. Às vezes é preciso introduzir um novo modo de trabalho ou mudar o software de gestão. A simples adaptação ao mercado e sobrevivência a ele já exigem uma constante alteração nos processos.

Nesse cenário é preciso estar sempre preparado e é imprescindível contar com o que é chamado no mundo empresarial de Change Management ou Gestão da Mudança.

O termo refere-se ao planejamento, com um conjunto de ações, para que as corporações possam lidar com novas situações.

A estratégia prevê as atividades a serem executadas em todo o processo, desde a identificação do porque é necessário promover alterações na empresa até o passo a passo para implementar as medidas.

Iniciar um processo sem a análise cuidadosa do cenário atual, sem o planejamento de todas as ações ou sem considerar os sentimentos, o apego à zona de conforto, ao que se conhece e tem controle e à rotina do trabalho, pode ser muito pior do que se nada fosse feito.

Confira alguns deslizes que muitas empresas cometem na gestão da mudança.

 

Cinco erros que prejudicam o Change Management

 

1 – Em time que está ganhando não se mexe.

Essa é uma máxima que não funciona mais e perdeu seu uso até mesmo no esporte – que dirá no mundo dos negócios! A maior parte das empresas prefere esperar algum motivo relevante para mudar, como por exemplo, a diminuição das vendas, a compra de uma empresa, a saída de um funcionário, ou mesmo alguma transformação do mercado. O melhor momento para propor a mudança é quando não é necessário mudar.

 

2 – Dizer para os funcionários que é preciso mudar para melhor.

Este é um dos erros mais comuns. Dizer de forma ostensiva que é necessário mudar comportamentos, sistemas, produtos e empacotar tudo isso em um logotipo bonito, com um slogan motivador é falso, não convence ninguém. Funcionários não são bobos. Eles sabem que a maioria das mudanças é dolorosa. Não adianta preparar o projeto de transformação em uma embalagem agradável ou tentar “um ar romântico”. Se há receio, ele pode ser realizado sem que o nome “MUDANÇA” apareça. O mais importante é que seja percebido e não anunciado.

 

3 – Criar uma comissão da mudança, comitês ou uma sala de guerra

Mais um erro do uso incorreto do Change Management. Não faz sentido envolver as pessoas a fórceps. A maioria dos colaboradores que faz parte dos grupos de mudança de processos ou sistema entende muito mais de processos e sistemas do que de pessoas. A seleção para os protagonistas do projeto precisa levar em consideração a experiência dos participantes em gerir conflitos, desconfortos e conciliar interesses. Os especialistas servirão de apoio e não podem ser considerados sponsors (patrocinado- res) da mudança.

 

4- Determinar uma data para que a mudança se consolide

O processo de mudança é lento e cada profissional reagirá ao seu tempo. A empresa pode e deve criar um cronograma realista para que as alterações aconteçam, mas determinar uma data para que tudo mude é um tiro no pé. Além disso, nunca se deve determinar uma data para o fim da mudança, mas sim, para uma determinada fase do projeto.

 

5 – Supor que todo mundo já sabe o que precisa ser feito

Processos de Change Management são constituídos por diversos eventos de comunicação. Nos referimos a encontros, e-mails, vídeos, palestras, comunicados, ou seja, diversos meios para garantir que todos saibam o que precisa ser feito. Mas mesmo com tudo isso, teremos pessoas que não saberão por completo o que precisa ser feito. Um bom Change Mana- gement é composto por um intenso processo de comunicação. E comunicação repetida. Repetir, repetir e repetir.

 

Então… Qual é o caminho para a mudança acontecer?

É importante entender que a mudança é difícil, mas necessária. Seguir sem ela é arriscado, para não dizer impossível.

O Change Management é uma ferramenta poderosa. Ajuda as organizações a alcançarem seus objetivos de negócios, a tomar decisões, agir e definir a direção para o desenvolvimento futuro.

Para que seja eficiente e se transforme em uma experiência positiva tanto para a corporação quanto para os funcionários é preciso estar atento a alguns pontos:

 

– Comece o processo realizando um potente diagnóstico

Esta fase é fundamental para um Change Management ser bem sucedido. Permitir que os colaboradores sejam ouvidos é contribuir para uma importante gestão de expectativas. Quanto mais os profissionais se sentirem parte do processo, contribuindo com suas opiniões e pontos de vista, melhor será a condução da mudança. Além disso, o diagnóstico serve para identificar barreiras e alavancas do Change Management.

 

– Nomeie formadores de opinião nas áreas para a condução

“Formadores de Opinião” e não líderes. Nem sempre os líderes têm condições emocionais e técnicas para conduzir os processos de gestão da mudança. Isso não significa uma mudança na hierarquia. Apenas que colaboradores que têm mais influência sobre os colegas podem ter mais resultados ao conduzir a mudança. Eles têm uma linguagem mais inteligível aos demais, falam de igual para igual.

 

– Assuma que é impossível realizar mudanças sem gerar desconforto

Faz parte do processo de Gestão da Mudança a demissão e promoção de colaboradores. Isso precisa ser assumido de forma generalizada. Pessoas sairão e outras chegarão. Em muitos casos, o processo de Change Management faz com que os profissionais passem a trabalhar mais, com medo de serem demitidos. Isso é uma reação natural ao processo de mudança. Por isso, a equipe de Recursos Humanos precisa agir de forma transparente e objetiva, tranquilizando os bons e colocando a “pulga atrás da orelha” dos que podem fazer mais.

 

– Crie indicadores para o processo de mudança

A mudança não pode ser algo subjetivo, ela precisa de KPIs (Key Performance Indicators), indicadores claros que apontam como as alterações na empresa estão ocorrendo e, o mais importante, que estão acontecendo. Cuidado para não confundir com os parâmetros tradicionais da empresa. Quando falamos de KPI para a mudança nos referimos a: Nota da Pesquisa de Clima, Diminuição de Reclamações e Percentual de Turn Over, que costumam ser bons para revelar o andamento do projeto.

 

– Crie um forte plano de comunicação

A equipe de marketing da empresa precisa ter como escopo a comunicação constante dos processos a serem mudados e comportamentos a serem perseguidos. Nenhum processo de mudança é eficaz com um plano de comunicação improvisado. Este plano precisa apontar comportamentos observáveis em todos os níveis, e garantir que todos os colaboradores sejam convidados a analisar se os colegas e líderes estão fazendo sua parte.

 

 

Embrace the Change

 Mudar requer coragem, adaptação, vontade, concentração e esforço. Seja para uma simples troca de mesa ou para um processo de fusão”, explica a psicóloga Marina Simas de Lima, mestre em psicologia clínica e especialista em psicologia organizacional.

No ambiente atual em que vivemos, mais volátil e imprevisível, a gestão de mudanças tem que fazer parte da cultura das organizações, da estratégia de negócios das empresas.

Não pode ser algo que líderes decidem adotar apenas em momentos de crise ou quando o mercado está ameaçado. É preciso aceitar a mudança como parte do negócio e gerenciá-la de forma proativa.

Já dizia o ex-presidente americano John F. Kennedy: “A mudança é a lei da vida. E aqueles que apenas olham para o passado ou para o presente irão com certeza perder o futuro”.

Se quiser mais informações sobre a gestão da mudança não deixe de visitar a nossa seção de Revistas. Em nossa edição sobre Change Management trazemos depoimentos e dicas de quem já passou por esse processo e também as ferramentas que podem ser utilizadas nessa jornada.

Se sua companhia precisa de atualização para sobreviver ao turbilhão desta 4a revolução industrial, então você precisa ler nosso artigo sobre a Transformação Digital, outra mudança necessária às organizações nos dias de hoje.

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